Papírmunka – Mi számít luxusnak?

2015 június 18.

Az adminisztráció luxusa

Gyakran előfordul, hogy egy versenyképes vállalat az adminisztrációs procedúrákon kénytelen spórolni.

Elméletben minden vállalat életében kiemelt jelentőséggel bír az átláthatóság és a tervezhető költségvetés és az adminisztrációs terhek csökkentése. A gyakorlatban azonban a megvalósítás sajnos már nem ennyire rózsás, lássunk erre egy példát:

A cégek természetesen szeretnének a munkavállalóknak kedvezni, az igazán értékes alkalmazottakat vagy a vezető beosztásúakat kényeztetni is akarják, ezért gyakran ajánlanak nekik béren kívüli juttatásokat, például a személygépkocsi használatát – ebben az esetben természetesen a vállalat fizeti az üzemanyagot.

Más esetben az autó nincs sofőrhöz dedikálva, az viszi el a céges autót, akinek éppen szüksége van rá, és a munkavállalók céges ügyben utazva blokkokkal igazolják a benzinköltséget, vagy, még ennél is rosszabb esetben hónap végén kell leadniuk egy kimutatást arról, hogy merre jártak, és mekkora is az a költség, amit a cégnek kellene állnia.

Mi a közös ebben a két helyzetben? Bizony, az adminisztráció.

Az egyes esetekben az autó használatával bizony minden munkavállalónak el kell számolnia, ha azt akarja, hogy a vállalat érdekében megtett utakat kifizessék. A vonatkozó adminisztráció (merre is jártam a hónapban?) egyfelől egy vezető beosztású alkalmazott munka- vagy pihenőidejéből egy-két órát is elvehet, legrosszabb esetben pedig teljességgel követhetetlenné válik a papírfecnihalom növekedése. Továbbá, felsővezetői javadalmazás esetén egy-egy órára eső fizetés igen borsos lehet egy cégnek; vajon egy-két óra ilyen jellegű munka mennyi időt vesz el számos hasznosabb feladattól? Ha pedig nem vezetőről van szó, akkor pedig sajnos felmerülhet a kérdés, hogy az illető valóban a megtett utat számoltatja-e el, vagy hozzátett-e még itt-ott?

Sok helyen már a titkárság sem foglalkozik ezekkel a dolgokkal (vagy mindez egyszerűen csak nem tartozik a feladatkörükhöz), illetve sok cég egyáltalán nem áldoz titkárság és egyéb támogató asszisztencia fenntartására. Ha mégis, akkor a kimutatások kifizetése ugyan az ő felelősségük, de az útvonalak összeszedése, számon tartása az autó használójának feladata és gyakran sok-sok órát jelent az értékes időből.

Ezek a „muszáj” adminisztrációs feladatok azok, amelyek rengeteg bosszúságot okoznak, időrablóak, és amelyeket kis odafigyeléssel, csekély költséggel akár automatizálni lehetne.

A fentebb taglalt problémakörre nyújthat részben vagy egészben megoldást a sofőrazonosításra – és a félreértések elkerülésére is – szolgáló hivatali-magánkapcsoló, ismertebb nevén privátkapcsoló beépítése. Ez e lehetőség a nyomkövetést használó vállalatok körében sem elterjedt még, azonban már nem ismeretlen. A privátkapcsoló beépítésével a vonatkozó kimutatások és reportok néhány kattintással elérhetőek, a megtett út (privát/hivatalos) és a sofőr kiléte igazolhatóvá válik, a releváns táblázat pedig rögvest rendelkezésre áll. Ráadásul a beszerelt eszköznek köszönhetően a céges autó holléte lopás esetén is lekövethető. Ezzel a pofonegyszerű, könnyedén beszerelhető berendezéssel jelentősen redukálhatjuk az adminisztrációra fordított perceket, órákat. Luxus, vagy nem luxus? Döntse el Ön.